Qui peut convoquer une AG de copropriété ?
La loi du 10 juillet 1965 et son décret d'application du 17 mars 1967 organisent précisément qui peut prendre l'initiative de convoquer une assemblée générale.
Le syndic est le cas le plus courant. Il a l'obligation de convoquer au moins une AG ordinaire par an, dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice comptable, pour approuver les comptes et voter le budget prévisionnel. Si le syndic manque à cette obligation, il engage sa responsabilité.
Le conseil syndical peut convoquer une AG lorsque le syndic est défaillant ou en cas d'urgence. Cette faculté est prévue par l'article 8 du décret de 1967. Le président du conseil syndical signe alors la convocation en lieu et place du syndic.
Un groupe de copropriétaires représentant au moins un quart des voix peut également demander la convocation d'une AG en notifiant le syndic par lettre recommandée. Si le syndic ne donne pas suite dans un délai raisonnable, ce groupe peut convoquer lui-même l'assemblée.
En pratique, dans une copropriété gérée en syndic coopératif, c'est le président du conseil syndical — qui tient le rôle du syndic — qui convoque et préside les AG. SyndicBot l'assiste dans chaque étape de la procédure, de la constitution de l'ordre du jour jusqu'à la diffusion du PV.
Les délais légaux de convocation à respecter
Le non-respect des délais de convocation est l'une des principales causes de nullité des décisions d'assemblée générale. Il est donc impératif de les maîtriser.
Délai minimum de 21 jours : la convocation doit parvenir à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l'AG. Ce délai s'apprécie à compter de la réception effective de la convocation, pas de son envoi. En pratique, envoyez la convocation au moins 25 à 28 jours avant l'AG pour absorber les délais postaux.
Moyen de notification : la convocation doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par voie électronique si le copropriétaire y a expressément consenti (conformément à l'ordonnance du 30 octobre 2019). La notification par e-mail simple n'est pas valide.
Documents joints obligatoires : la convocation seule ne suffit pas. Selon l'ordre du jour, plusieurs documents doivent accompagner la convocation :
- Le projet de budget prévisionnel (si vote du budget à l'ordre du jour)
- Les comptes de l'exercice clos et l'annexe comptable
- Les devis pour tout travaux soumis au vote
- Le projet de contrat de syndic (si renouvellement ou changement)
- Le projet de règlement de copropriété ou de modification (si applicable)
Omettre un document obligatoire peut invalider le vote correspondant, même si les délais ont été respectés. C'est pourquoi un outil structuré qui génère automatiquement la liste de documents requis selon l'ordre du jour est un atout précieux.
Construire l'ordre du jour de l'AG
L'ordre du jour définit le cadre de la réunion : l'assemblée ne peut valablement voter que sur les questions qui y figurent. Toute décision prise sur une question non inscrite à l'ordre du jour est nulle.
Questions obligatoires en AG ordinaire annuelle :
- Approbation des comptes de l'exercice clos
- Vote du budget prévisionnel pour l'exercice suivant
- Approbation du rapport moral du conseil syndical (facultatif mais recommandé)
- Renouvellement du mandat du syndic (tous les 3 ans au maximum)
Comment ajouter des questions à l'ordre du jour : tout copropriétaire peut demander l'inscription d'une question en notifiant le syndic par lettre recommandée dans un délai suffisant avant l'envoi des convocations. En pratique, les demandes reçues moins de 10 jours avant l'envoi des convocations peuvent être difficiles à intégrer légalement.
Formulation des résolutions : chaque question doit être formulée avec précision. Une résolution vague ("discussion sur l'entretien de l'immeuble") ne permet pas à un copropriétaire de se prononcer en connaissance de cause. Rédigez des résolutions actionnables : "Vote de l'attribution du contrat d'entretien des parties communes à la société X pour un montant annuel de Y euros."
L'ordre du jour doit mentionner explicitement la règle de majorité applicable à chaque résolution. Cela évite les contestations en séance.
Les différentes majorités : articles 24, 25 et 26
C'est souvent la source de confusion la plus fréquente. La loi de 1965 prévoit trois régimes de majorité selon l'importance de la décision.
Majorité de l'article 24 : majorité simple
C'est la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Les abstentions ne comptent pas. Elle s'applique aux décisions de gestion courante :
- Approbation des comptes et du budget
- Travaux d'entretien courant
- Désignation du conseil syndical
- Mesures conservatoires urgentes
Majorité de l'article 25 : majorité absolue
Il faut réunir la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés ET absents), calculée sur la totalité des tantièmes. C'est un seuil plus exigeant. Elle s'applique aux décisions importantes :
- Désignation et révocation du syndic
- Autorisation d'aliéner des parties communes
- Travaux affectant les structures ou la destination de l'immeuble
- Installation d'équipements collectifs (bornes de recharge, etc.)
- Modification du règlement de copropriété
Si la résolution obtient plus d'un tiers des voix de tous les copropriétaires sans atteindre la majorité absolue, l'assemblée peut immédiatement procéder à un second vote à la majorité de l'article 24 (passerelle prévue par l'article 25-1).
Majorité de l'article 26 : double majorité
Il faut à la fois la majorité en nombre de copropriétaires (au moins la moitié des copropriétaires + 1) ET les deux tiers des voix. C'est la majorité la plus restrictive. Elle est réservée aux décisions les plus lourdes :
- Vente d'une partie commune à un copropriétaire
- Surélévation ou adjonction de bâtiments
- Modifications du règlement de copropriété relatives à la jouissance, l'usage et l'administration des parties communes
Un cas particulier : certaines décisions requièrent l'unanimité de tous les copropriétaires (modification des droits de propriété, aliénation des parties communes dans leur totalité, etc.).
Après l'AG : rédiger et diffuser le PV
Le procès-verbal est le document officiel qui consigne les décisions prises en assemblée. Il a une valeur juridique importante : il fait foi jusqu'à preuve du contraire.
Contenu obligatoire du PV :
- Date, heure et lieu de l'assemblée
- Liste des copropriétaires présents, représentés et absents, avec leurs tantièmes
- Vérification du quorum et de la capacité à tenir l'assemblée
- Pour chaque résolution : énoncé exact, résultat du vote (voix pour, contre, abstentions), tantièmes correspondants, et conclusion (adoptée/rejetée)
- Heure de clôture
- Signature du président de séance, du secrétaire de séance et des scrutateurs
Délai de notification du PV : le PV doit être notifié à chaque copropriétaire dans un délai d'un mois suivant la tenue de l'AG. Ce délai est impératif : tout copropriétaire opposant ou défaillant dispose de deux mois à compter de la notification pour contester une décision en justice. Si le PV est notifié tardivement, ce délai de recours est décalé d'autant.
Notifiez également le PV aux copropriétaires absents et défaillants, ainsi qu'aux locataires si une décision les affecte (travaux dans leur logement, par exemple).
Automatiser la convocation AG avec SyndicBot
Organiser une AG en respectant scrupuleusement toutes les obligations légales est chronophage. SyndicBot a été conçu pour éliminer les tâches répétitives et les risques d'oubli.
Ce que SyndicBot gère pour vous :
- Calendrier de préparation : SyndicBot calcule automatiquement les dates limites — date d'envoi des convocations, date butoir pour les demandes d'inscription, date de l'AG — en fonction de la date que vous ciblez.
- Constitution de l'ordre du jour : interface guidée pour ajouter chaque résolution, sélectionner la règle de majorité applicable, et joindre les documents requis.
- Génération de la convocation : document conforme à la loi, avec tous les éléments obligatoires, prêt à être envoyé.
- Envoi et suivi : envoi électronique aux copropriétaires ayant consenti, suivi des accusés de réception, relance automatique pour les non-répondants.
- Feuille de présence : générée automatiquement, avec les tantièmes de chaque copropriétaire.
- Rédaction du PV : saisie des votes en direct pendant l'AG, calcul automatique des majorités, génération du PV final. Vous signez, SyndicBot diffuse.
Le résultat : une AG préparée en quelques heures au lieu d'une journée complète, sans risque d'erreur procédurale. Pour les syndicats coopératifs dont le président n'est pas juriste de formation, c'est une tranquillité d'esprit inestimable.
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